Når du er i kontakt med oss som pasient, eller på annen måte, vil Kvadraturen Tannlegesenter behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Birte Arnesen Ropstad, Kvadraturen Tannlegesenter AS. Du kan kontakte oss på følgende:
Adresse: Markensgate 42, 4612 Kristiansand
E-post: birte@kvadraturentannlegesenter.no
Telefon: 380 23649
Organisasjonsnr.: 881 56 8772
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte ovennevnte.
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:
1. I forbindelse med at vi behandler pasienter. I denne forbindelse behandler vi personopplysninger ved å opprette journal i vårt elektroniske journalsystem. Behandlingen skjer da som følge av avtale med pasienten, i henhold til plikter vi er pålagt om behandling av helseopplysninger, bl.a. helsepersonelloven, pasientjournalloven og pasient- og brukerrettighetsloven.
2. Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for oss for å hjelpe deg med det du lurer på.
3. For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid ditt personvern ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg som for eksempel ved henvisning til spesialistbehandling, ved refusjonskrav til Helfo, eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Vi benytter oss i enkelte tilfelle av databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
- NHN understøtter Kvadraturen Tannlegesenters behov for elektroniske løsninger i forbindelse med helsehjelp og tilhørende administrative oppgaver. Behandlingens art er innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensninger, sletting eller tilintetgjøring.
- Personopplysningene som behandles gjelder opplysninger om databehandleransvarliges pasienter, kunder og ansatte.
- Opplysningene kan knyttes til informasjon om personalia, helseopplysninger og elektroniske spor.
- Opus dental er det elektroniske pasientjournalsystemet som benyttes ved Kvadraturen Tannlegesenter. Dette programmet administrerer hele flyten på klinikken, fra registrering av pasienter, helseskjema og booking av timer til journalføring og fakturering.
- Systemet inneholder alle kravene som eksisterende og nytt regelverk stiller til informasjonssikkerheten i tannhelsen, blant annet med å ha funksjoner for tilgangsstyring, autorisasjonsregister, hendelsesregistrering/logging og samtykke-innhenting for bla SMS varsling og til samholden journalføring i klinikkfellesskap. I tillegg har programmet funksjoner som gjør at vi kan imøtekomme dine rettigheter som beskrevet under pkt 4 i denne personvernerklæring.
- Opus support. I Opus Dental finnes muligheten for support via fjernstyring. Supportavdeling kan med vår tillatelse koble seg opp å fjernstyre vår pc. På denne måten kan man sammen se på problemet og risikoen for misforståelser blir mindre. Denne koblingen krever Norsk Helsenett - for mer informasjon les mer her:
https://nhn.no/helsenettet/fjernhjelp-20/
- Formålet med behandling av personopplysninger er å utføre regnskaps- årsoppgjørs- og lønnstjenester for Kvadraturen Tannlegesenter som beskrevet i Oppdragsavtalen (https://www.azets.no/globalassets/documents/no/az/klausulvedlegg-20182.pdf).
- Type personopplysningene som samles inn kan være kontaktinformasjon (navn, adresser, epost osv), jobbinformasjon (stillingstittel, selskap osv) og finansiell informasjon (lønn, kredittkortnummer osv)
- 21st Century Mobile er leverandør av sikre kommunikasjonsløsninger for mobile brukere. Kvadraturen Tannlegesenter benytter SMS-varsling av timeavtaler, samt at vi kan sende SMS direkte til pasientene (ved behov) via Opus Dental.
- Dette er en frivillig tilleggstjeneste for våre pasienter, og alle vil blir spurt om de ønsker å være med på dette. Vi innhenter i så fall skriftlig samtykke. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst
- Vi vil alltid vurdere den samlede informasjonen i meldingen ut fra om innholdet totalt sett kan medføre brudd på taushetsplikten.
- SMS-tjenesten er helt integrert i Opus Dental og går gjennom Norsk Helsenett (NHN).
- Rank Nr1 leverer tjenester innen digital markedsføring hvor trafikk (besøk) sendes til behandlingsansvarliges hjemmeside med tanke på leadsgenerering; å generere henvendelser via kontaktskjema, telefonhenvendelser mm.
- Opplysninger som kan innhentes er fornavn, etternavn, telefon, epostadresse (via «kontakt oss»-skjema.
- I tillegg benyttes det også informasjonskapsler (cookies) på hjemmesiden for Kvadraturen Tannlegesenter. Herav også ip-adresser som lagres i Google Analytics. Facebook pixel for retargeting og statistikk til Google Analytics som kan gi informasjon om hvordan brukeropplevelse kan forbedres.
3. Lagringstid
Helseopplysninger skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke opplysningene deretter skal bevares etter arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. pasientjournalloven § 25. Se også helsepersonelloven § 43 og journalforskriften § 14.
Vi lagrer for øvrig dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, med mindre annet følger av særregler i helselovgivningen f.eks. om oppbevaring av pasientjournal.
4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Pasienter har rett til å kreve innsyn eller kopi av journal, jf pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Det er særregler for retting eller endring av pasientjournal i helsepersonelloven §§ 42-44, jf. journalforskriften § 14 mv.
Du har for øvrig rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss, se kontaktopplysninger ovenfor. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss.
5. Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
6. Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.
